Jäähdytys- ja lämmitysjärjestelmän odotetaan aina toimivan. Ne toimivat, mutta aina voi tapahtua asioita, jotka vaikuttavat niiden toimintaan. Ulkoiset vauriot, muut toimitetut laitteet tai käyttövirheet. Kylmäainevuodot aiheuttavat kustannuksia järjestelmän täyttämisestä, ja kun kyseessä ovat ilmastovaikutteiset F-kaasut, ne vaikuttavat asiakkaan hiilijalanjälkeen. Riippumatta siitä, miten, mikä tai kuka on muuttanut olosuhteet, asiaan on puututtava. Kaikki tämä välttääksesi tarpeettomat ja kalliit seisokit tai tarpeettomat energiakustannukset.
Huoltosopimus tarkoittaa, että kylmäalan yritys tulee säännöllisesti ja suorittaa huoltotoimenpiteet sopimuksessa määritellyn laajuuden mukaisesti.
Ennaltaehkäisevällä kunnossapidolla vältetään ei-toivottuja seisokkeja. Sen sijaan huoltotoimenpiteet, osien vaihto jne. suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa.
Jos olosuhteet muuttuvat, jos järjestelmässä on vikoja tai jos asetuksia on muutettu, energiankulutus voi olla tarpeettoman suuri – tai tavoiteltua lämpötilaa ei ehkä pystytä ylläpitämään. Siksi toiminnan optimointi on tehtävä säännöllisesti paikan päällä tai mieluiten etävalvonnan avulla. Näin poikkeamat voidaan havaita välittömästi.
Päivystyspalvelu on saatavilla kiireellisissä ongelmatilanteissa. Päivystyspalvelun muoto ja kustannukset ovat yleensä sidoksissa siihen, miten palvelusopimukset on laadittu.
